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Excel中的条件格式这么用,数据分析更显专业化

来源:中国数据分析行业网 | 时间:2019-09-05 | 作者:数据委

条件格式就是根据预先设置的条件,对满足不同条件的单元格应用指定的格式。

 

在Excel中,不仅内置有5种条件格式规则,还可以自定义条件格式规则,让满足条件的数据呈现成百上千种变化,并且当单元格中的数据发生变化时,会自动评估并应用指定的格式。

 

Excel内置的条件格式规则

Excel提供了许多内置的格式规则可供选择使用。对这些内置的规则,不需要做过多的设置,几乎拿来就可以使用,减少了手动设置的麻烦。

 

1、突出显示满足条件的单元格

在对数据进行统计分析时,如果要突出显示表格中的一些数据,如大于某个值、小于某个值、等于某个值、介于某个值之间、包含某个文本等,可以使用条件格式中的突出显示单元格规则。

 

例如,对员工总成绩在420~450的数据进行查看,具体操作步骤如下:

 

Step01? 选择“总成绩”列数据区域,单击【开始】选项卡下【样式】组中的【条件格式】按钮,在弹出的下拉列表中选择【突出显示单元格规则】选项,在弹出的子列表中选择【介于】选项。

 

Step02 打开【介于】对话框,在其中对条件格式进行设置,单击【确定】按钮。此时,介于420~450的数据将以黄色底纹和深黄色文本显示。

 

2、突出显示最大值最小值

当需要突出显示靠前或靠后及高于或低于平均值的单元格时,可以使用条件格式中的最前/最后规则来实现。该规则的使用方法与突出显示单元格规则的方法基本相同,如下图所示为突出显示前6项的效果。

 

在使用突出显示单元格规则和最前/最后规则时,如果单元格中有重复的数值,那么突出显示的项数可能会与设置的项数有所增加,如下图所示。

 

Excel内置的自定义条件格式规则

如果Excel内置的条件格式规则不能满足需要,则可以使用自定义规则和显示效果的方式来创建需要的条件格式。例如,对员工培训考核成绩进行分析时,需要将各项考核成绩为“>=90”的数值使用“小红旗”标注出来,使用内置的图标集条件格式是不能完成的,需要自定义格式规则,具体操作步骤如下。

 

Step01 选择需要设置条件格式的数据区域,在【条件格式】下拉列表中选择【新建规则】选项,打开【新建格式规则】对话框,将【选择规则类型】设置为【基于各自值设置所有单元格的格式】,【格式样式】设置为【图标集】,然后设置图标的样式,单击【确定】按钮,如下图所示。

 

Step02 返回工作表中,即可看到考核成绩为“>=90”的单元格数值前均标有“小红旗”,效果如下图所示。

 

用公式自定义条件格式规则

【使用公式确定要设置格式的单元格】规则类型是通过设置公式来确定条件的,灵活应用该规则,可以扩展条件格式的应用范围,使其满足各类数据的分析需要。

 

1、突出显示重复出现的数据

在人力资源管理过程中,为了及时查看输入的数据是否重复时,可以通过函数公式和条件格式的结合来突出显示输入的重复数据,这样可以方便查看,并且确认重复的数据是否需要更改。

 

例如,用公式定义规则,突出显示重复输入的电话号码,具体操作步骤如下。

 

Step01 选择 J2:J16 单元格区域,单击【条件格式】按钮,在弹出的下拉列表中选择【新建规则】选项,如下图所示。

 

Step02 打开【新建格式规则】对话框,在【选择规则类型】列表框中选择【使用公式确定要设置格式的单元格】选项。

 

在【编辑规则说明】参数框中输入公式“=COUNTIF(J$2:J2,J2)>1”,单击【格式】按钮,如下图所示。

 

Step03 打开【设置单元格格式】对话框,在其中对条件格式的单元格格式进行设置,单击【确定】按钮,如下图所示。

 

Step04 在设置条件格式的单元格区域中输入员工的联系电话,当输入的联系电话重复时,将会以设置的单元格格式突出显示,效果如下图所示。

 

2、突出显示周末日期

在制作考勤表、加班统计表时,经常需要突出显示双休日。在Excel中,使用公式定义条件格式,也能轻松智能地实现。例如,下图所示为使用公式定义的条件格式,突出显示了考勤表中的双休日。

 

3、合同到期提醒

劳动合同管理是人力资源部门很重要的一项工作,它直接关系着员工的利益。因此,HR在管理过程中,当劳动合同要到期时,需要及时续签或处理,但员工的劳动合同到期并不是同一时间,差不多每个月都有合同到期的可能,为了避免工作中出现纰漏,HR可以通过条件格式设置合同到期提醒。

 

例如,下图使用公式“=AND($J2>TODAY(),$J2-TODAY()<7)”对A2:K26单元格区域中满足条件的单元格设置格式突出显示,该公式中设置了两个条件对J2单元格中的日期进行判断:第一个条件是大于系统当前日期;第二个条件是和系统当前日期的间隔小于7。

 

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